Чому не варто бути людиною “три в одному”? Які закони грошей ми постійно порушуємо? Як грамотно спланувати витрати і домогтися збільшення прибутку?
Не носіть три капелюхи одночасно
Будь-хто з нас грає в житті кілька ролей. На роботі ви можете бути власником бізнесу, а вдома – батьком або чоловіком.
Кожну роль можна образно представити як “капелюх”, який відповідає своїм завданням і обов’язкам.
Перебуваючи в “капелюсі” власника будинку, ми робимо ремонт і платимо за комунальні послуги. А надягаючи “капелюх” спортсмена, намагаємося перемогти на змаганнях.
Бізнесменам часто доводиться носити відразу три “капелюхи”: власника бізнесу, виконавчого директора і фінансового директора. Як власник ви бажаєте розвивати бізнес і запускати нові проекти. Як виконавчий директор ви прагнете збільшити обсяги виробництва і продажів, активніше просувати компанію, найняти більше фахівців. Як фінансовий директор ви спантеличені тим, щоб компанія і співробітники більше заробляли.
Коли ви граєте три ролі одночасно і вам потрібно вирішити, на що в першу чергу витрачати гроші, кожен «капелюх» буде тягнути вас у свою сторону.
Якщо власник хоче, щоб його бізнес продовжував існувати вічно і при цьому постійно розвивався, він на якомусь етапі повинен буде опинитися тільки в одному своєму капелюсі – власника.
Найміть інших людей на посади виконавчого та фінансового директорів. Якщо поки немає такої можливості, чітко розділіть ці “капелюхи” і детально опишіть їх. Більш того, ви можете призначити собі окремий час і місце, щоб носити кожен з «капелюхів».
Наприклад, в понеділок і п’ятницю ви – власник компанії, у вівторок і середу — виконавчий директор, а в четвер — фінансовий.
Плани розвитку бізнесу ви будуєте в улюбленому кафе, розширенням виробництва займаєтеся в одному кабінеті, а фінансові рішення приймаєте в іншому.
Не дозволяйте компанії витрачати більше, ніж вона заробляє
По-перше, скільки б грошей не заробляла компанія, співробітники завжди знайдуть, на що їх витратити. Вони витратять все до копійки та попросять ще, навіть якщо не досягли результату.
По-друге, людей мотивує працювати краще саме гостра потреба у фінансах. Ніхто не буде заробляти гроші для компанії “про всяк випадок”.
По-третє, складаючи бюджет організації, керівники зазвичай переоцінюють майбутні доходи і недооцінюють витрати.
Щоб прибуток вашої компанії зростав, потрібно дотримуватися кількох правил:
- Не дозволяйте компанії витрачати більше, ніж вона заробляє. А це може зробити будь-яка група людей: будь то сім’я або робочий колектив.
- Продемонструйте співробітникам на загальних зборах не очевидні витрати: наприклад, на навчання персоналу, ліцензії програм, податки. Це допоможе їм зрозуміти, що гроші компанії витрачаються ефективно.
- Плануйте доходи та витрати. “Заробляйте гроші, перш ніж вони вам знадобляться».
- Створіть резервний фонд на випадок проблем в компанії. Відрахування в цей фонд винесіть окремим рядком в графу витрат.
- Підтримуйте свою відмінну кредитоспроможність (тобто рівень фінансової довіри до вас), це теж може допомогти в складні часи. Чим вище кредитоспроможність – тим більше грошей можете брати у контрагентів.
- У складні часи навіть не думайте чіпати свої резерви або брати гроші в борг. Замість цього шукайте, де можна заробити.
- Візьміть за правило, що щодо фінансів “окрема людина завжди розумніше групи”.
Підходьте до витрат організовано
Важко підкорити витрати якійсь системі, якщо кожен з ваших співробітників може прийти до вас в будь-який день і попросити грошей.
При такому безладді вам доведеться відмовляти у фінансуванні важливих проектів, коли всі гроші вже витрачені на дурницю.
Виділіть один день на тиждень для вирішення фінансових питань. Нехай співробітники залишають свої заявки на отримання коштів, наприклад, до 14:00 кожного четверга.
У четвер вдень ви підраховуєте всі доходи компанії за тиждень. Обліку підлягають тільки ті гроші, які вже знаходяться у вас на рахунках. Кошти, які ще не дійшли, і обіцянки заплатити не рахуються.
Після ви резервуєте всі кошти за цільовими фондами: 40% — витрати на оплату постачальникам, 10% — фонд для оплати податків, 20% — фонд оплати праці.
Потім розглядаєте всі заявки від співробітників і схвалюєте ті з них, які вважаєте важливими та на які вистачає коштів.
В результаті у вас не повинно залишитися невикористаних «живих» грошей: всі вони зарезервовані за напрямками. Подальша фактична оплата відбувається саме з цих цільових фондів. Це врятує вас від найпоширенішої і фатальної помилки – касового розриву.
Доручіть турботу про фінанси одній людині та контролюйте її роботу
Розподіл коштів – не та сфера, де слід приймати рішення всім колективом. Кожен менеджер приведе переконливі докази, що саме його відділу гроші потрібні в першу чергу. Всі пересваряться, але так і не досягнуть згоди.
Найкраще доручити прийняття фінансових рішень одній відповідальній і компетентній людині, яка буде діяти в інтересах компанії й отримувати за це зарплату.
Фінансовий директор не повинен йти на поводу у колективу, прагнучи купити собі популярність. Його завдання – бути неупередженим і вміти сказати «ні», якщо це потрібно для блага компанії.
Компанія повинна заробляти більше грошей, це зона відповідальності фінансового директора. Також він повинен забезпечити гідну оплату для співробітників і цінність самої компанії в очах засновників.
Підсумок та основна ідея книги Золота лихоманка Владислава Мусатова
Сучасний світ з кожним днем все більш вимогливий до бізнесу. Помилки співробітників обходяться дорожче, а хаос у фінансах може бути смертельний для компанії. Розподіляйте ролі в компанії між різними керівниками, щоб без вашої участі діяльність не зупинялася.
Доручіть управління фінансами компетентному керівнику. Якщо вам доводиться грати кілька ролей в компанії, розв’язуйте грошові питання в спеціально відведений час.
Підходьте до витрат організовано: розподіляйте доходи раз на тиждень, резервуючи їх у цільових фондах. Будь-які оплати виробляєте тільки з них. Не дозволяйте компанії витрачати більше, ніж вона заробляє: завжди пам’ятайте про баланс витрат і доходів.